Een voorbeeld van betrouwbare gegevensuitwisseling is het vrijwel volledig automatisch bestellen van versproducten bij Jan Linders. Op basis van onder meer historische en recente verkoopdata berekent het bestelsysteem voor alle 64 supermarkten en voor elk versproduct een forecast. Die wordt vervolgens vertaald in een order die naar de betreffende versleverancier wordt verstuurd. “Het liefst plaatsen we die order zo laat mogelijk”, vertelt Bart Willemsen. “Want dan hebben we meer recente verkoopdata en is de forecast accurater. En is de kans het kleinst dat de winkel te veel of te weinig voorraad ontvangt.”
Orders op tijd ontvangen
Bij het leveren van versproducten is het voor de versleverancier van cruciaal belang dat de orders op tijd worden ontvangen. Door de korte levercyclus is tijdige uitwisseling van documenten van belang zodat alles wordt uitgeleverd aan Jan Linders op het afgesproken moment. “Dat is voortdurend balanceren op het scherpst van de snede”, stelt Willemsen. “Dat lukt alleen als het hele proces gedigitaliseerd is en betrouwbaar verloopt. Daarvoor maken we onder andere al 26 jaar gebruik van de oplossingen van TIE Kinetix.”
EDI
De supermarktketen uit het zuiden gebruikt onder meer EDI om de volledige communicatie met leveranciers te digitaliseren. Als Jan Linders een orderbericht verstuurt, antwoordt de leverancier met een ontvangstbevestiging. Op het moment dat de leverancier de bestelde producten op transport zet, verstuurt hij een verzendbericht met de exacte inhoud van de levering. “Dat verzendbericht gaat naar de winkel maar meestal naar ons distributiecentrum in Nieuw-Bergen. Dat ligt eraan of het om een rechtstreekse levering aan de winkel gaat of een levering aan ons distributiecentrum. Tot slot verstuurt de leverancier ook de factuur via EDI”, deelt Willemsen.
We maken veel gebruik van regionale leveranciers, waaronder leveranciers van seizoenproducten, van hen mogen we niet verwachten dat zij een EDI-aansluiting hebben.”
FLOW-platform
Sinds enige tijd maakt Jan Linders voor de communicatie gebruik van het FLOW-platform van TIE Kinetix. Dit platform ondersteunt niet alleen EDI, maar ook andere methoden voor het uitwisselen van berichten. Willemsen: “We profileren ons als supermarkt van en voor het zuiden met veel streekproducten. “We maken dan ook veel gebruik van regionale leveranciers, waaronder leveranciers van seizoenproducten. Van hen mogen we niet verwachten dat zij een EDI-aansluiting hebben. Bij TIE Kinetix heeft hij de mogelijkheid zijn facturen te versturen door deze handmatig in te voeren of als Excel- of pdf-bestand te uploaden. Het FLOW-platform maakt de vertaling naar ons eigen bestandsformaat, zodat ons ERP-systeem die op dezelfde manier als de EDI-facturen kan oppakken.”
Inzicht in prestaties
Met de overstap naar het FLOW-platform en de continue verbeteringen in de automatisering binnen Jan Linders, is Jan Linders in staat om de digitaliseringsgraad van de supply chain nog verder te vergroten. Het berichtenverkeer kan nu op de voet worden gevolgd. “Voorheen ontvingen we geen melding als we geen ontvangstbevestiging van de leverancier kregen”, verklaart Willemsen. “Het ontbreken van de ontvangstbevestiging kan tot problemen leiden. Als wij denken een order te hebben verstuurd maar de leverancier die nooit heeft ontvangen, bestaat de kans dat producten te laat of helemaal niet worden geleverd. Dat zou direct impact op de verkoop kunnen hebben.”
Dashboards
Het FLOW-platform biedt verschillende dashboards die inzicht geven in de prestaties van de leveranciers. Sturen ze hun berichten op tijd? Zijn die altijd volledig? Welke berichten van welke leveranciers lopen steeds weer in de fout? “Ook hebben we nog enkele leveranciers met berichten die niet meer aan de huidige GS1-standaarden voldoen. Die informatie kunnen we meenemen in gesprekken met de leveranciers. Ook voor hen is het belangrijk dat we hun facturen correct ontvangen. Als deze steeds in de fout lopen, worden zij later betaald. Een foutloze, betrouwbare communicatie is een gezamenlijk belang.”
Digitaal archiveren
Zo wordt ook de mogelijkheid onderzocht om, bijvoorbeeld facturen, digitaal te gaan archiveren. Volledig conform alle wettelijke vereisten. En mocht, bijvoorbeeld de Belastingdienst, om specifieke facturen vragen, kan men op afstand toegang verleent worden om die facturen op te vragen. “Een EDI-factuur bestaat uit allemaal regels met ingewikkelde codes, die voor een belastingambtenaar niet te ontcijferen zijn. Het FLOW-platform toont met de e-archiveringsmogelijkheid de EDI-facturen in een leesbaar formaat.”
'Geen omkijken meer naar'
Dat het FLOW-platform een SaaS-oplossing is en in de cloud staat, biedt alleen maar voordelen. “We hebben er geen omkijken meer naar”, licht Willemsen toe. “Vroeger hadden we veel meer systemen lokaal geïnstalleerd en dus ook in eigen beheer, met alle risico’s van dien. Als er nu een server crasht, hoeven we die niet meer zelf te herstarten. Dan neemt een twin-server in de cloud het over en gaat de operatie gewoon door. Daarmee is de continuïteit nog beter gewaarborgd.”
Spilfunctie in de operatie
De afgelopen jaren heeft Willemsen de samenwerking met TIE Kinetix zien verbeteren. Hij heeft een vast aanspreekpunt die de operatie & strategische doelen op het gebied van IT landschap van Jan Linders goed kent. Meerdere keren per jaar bespreken ze met elkaar de ontwikkelingen bij zowel Jan Linders als TIE Kinetix. “Zij zijn natuurlijk continu bezig met doorontwikkeling van het FLOW-platform. Wij liften daarop mee”, stelt Willemsen, die TIE Kinetix inmiddels beschouwd als belangrijke partner. “Digitalisering is cruciaal voor een efficiënte supply chain en maximale beschikbaarheid van producten in onze winkels. Daarvoor heb je een partner als TIE Kinetix nodig. Zij vervullen een spilfunctie in onze operatie.”
Dit artikel is gesponsord door TIE Kinetix
