De dematerialisatie van documenten en het beheer van elektronische informatiestromen (aankooporders, prognoses, verzendinformatie, facturen ...) hebben bedrijfsprocessen volledig gerevolutioneerd. Elektronische gegevensuitwisseling (EDI) is een geweldige bondgenoot in dit proces.
Wat is elektronische gegevensuitwisseling (EDI)?
EDI, of elektronische gegevensuitwisseling, is een systeem dat de uitwisseling van gestandaardiseerde data mogelijk maakt tussen de informatiesystemen van de verschillende partijen in een zakelijke relatie, zonder menselijke interventie.
EDI-technologie maakt het mogelijk om elektronische documenten rechtstreeks uit te wisselen van computer naar computer, waardoor het personeel wordt verlost van repetitieve handelingen die weinig waarde toevoegen.
Waarvoor wordt EDI-technologie gebruikt?
Wat EDI onderscheidt van andere systemen voor gegevensuitwisseling is dat er documenten worden gestandaardiseerd en uitgewisseld in een gemeenschappelijke taal volgens de industriestandaarden (EDIFACT voor de grootschalige detailhandel, ODETTE voor de automobielsector, ASC X12 ...).
Daardoor kunnen bij de gebruikelijke transacties tussen partners heel wat documenten elektronisch worden uitgewisseld, zoals bestellingen, transportdocumenten, verzendinformatie, facturen, inventarissen, prijslijsten …
Met EDI kunnen elektronische documenten worden uitgewisseld in zakelijke relaties tussen bedrijven en klanten, distributeurs, leveranciers, logistieke operators, overheidsdiensten ...
EDI-systemen werden initieel gebruikt in de automobielindustrie maar zijn ondertussen wijdverspreid in vele andere sectoren zoals retail, farma, olie en gas, transport, toerisme, industrie en gezondheidszorg.
Belangrijkste voordelen van EDI
Dankzij de vele professionele voordelen vervangt EDI langzaam maar zeker alle traditionele methodes voor gegevensuitwisseling, zoals post, fax en e-mail.
EDI-systemen laten bedrijven toe om:
- Papieren documentatie af te schaffen en de bijhorende beheerskosten te verminderen
- Personeel te verlossen van tijdrovende handelingen die weinig waarde toevoegen
- De commerciële afdelingen, inkoopafdelingen en administratieve afdelingen te optimaliseren voor bedrijven die goederen aankopen of aanbieden
- De accuraatheid van de gegevensuitwisseling te verhogen door de vermindering van menselijke fouten
- De uitlijning van de commerciële en fiscale situatie van partners in realtime te ondersteunen
- EDI-documenten te vertalen, te mappen en uit te wisselen met alle zakelijke partners
- Het onboardingproces en de migratie van nieuwe klanten te beheren
Overstap naar EDI
EDI-technologie is toegankelijk voor elk bedrijf ongeacht de grootte of de technologische maturiteit. De overstap naar EDI is uitermate interessant voor bedrijven die een groot volume aan traditionele en gestandaardiseerde transacties met meerdere zakelijke partners moeten verwerken.
Met de steeds toenemende uitbreiding van EDI naar cloud computing-technologie, is het niet langer nodig om EDI-hardware en -software te zoeken, aan te schaffen, te installeren en te configureren.
Het is uitermate belangrijk dat bedrijven de totale controle hebben over hun gegevensstroom. Dit zorgt voor bedrijfscontinuïteit met een informatiestroom tussen partners en een zichtbare automatisering van belangrijke bedrijfsprocessen, waardoor bedrijven kostbare tijd en geld besparen.
Dit artikel is gesponsord door Comarch.
