Sinds deze zomer telt bol.com 50.000 partners, bijna twee keer zoveel als drie jaar geleden. "Het aanleverproces van artikelen is daardoor uitzonderlijk en uitdagend. De combinatie van de hoeveelheid partners met de miljoenen unieke artikelen en aanlevering bij verschillende magazijnen maken dit logistiek proces tot een complexe puzzel. Denk daarbij aan de schaal waarop bol.com opereert en de gigantische volumes tijdens piekperiodes, geleverd vanuit tienduizenden verschillende locaties en partners met een verscheidenheid aan logistieke volwassenheid. Dit is echt uniek in Nederland", aldus Brenda.
Niels voegt hieraan toe: "Een aanlevering vanuit een eenpitter, een paar straten verderop, is echt van andere orde dan dat vanuit een ervaren wereldwijde leverancier. En aan ons de uitdaging om al deze leveringen snel en correct op voorraad te leggen en innovaties uit te voeren om dit proces steeds te verbeteren."
Hoe zien de innovatie teams eruit?
Brenda (productmanager Warehouse Retailer Interaction) is met haar innovatieteamverantwoordelijk voor het stroomlijnen van de aanlevering vanuit de partners naar de verschillende warehouses. Niels (productmanager Inbound) is met zijn team verantwoordelijk voor innovaties om al deze leveringen snel en correct op voorraad te leggen, zodat artikelen beschikbaar zijn voor de verkoop aan onze klanten. Binnen de teams is het een joint effort tussen business analisten, projectmanagers, data analisten en IT-teams.
Meerdere keren per jaar komen de innovatieteams samen om te bespreken welke problemen moeten worden opgelost en wie daarvoor nodig zijn. In feite worden dan de roadmaps van de verschillende teams voor komend half jaar op elkaar afgestemd om agile te blijven werken. “Hierdoor zorgen we ervoor dat alle teams echt autonoom kunnen werken, maar wel aan dezelfde prioriteiten werken,” aldus Brenda.
Speelveld aan belangen
Uiteraard reikt de samenwerking verder dan de innovatieafdeling. Team Inbound werkt nauw samen met de operationele teams in de warehouses, omdat zij vaak als eerste knelpunten signaleren, waarna ze een innovatieverzoek indienen bij Niels. Het team van Brenda werkt juist veel samen met de commerciële teams die de zakelijke afspraken met partners maken.
Brenda: “Dat leidt soms tot tegenstelde belangen. Een mooi voorbeeld van tegengestelde belangen is het XL-warehouse voor grote producten zoals witgoed, trampolines en zwembaden. Vanuit partners is het fijn om alles richting één warehouse te kunnen leveren. Maar het is niet handig als wij koelkasten ontvangen bij een warehouse dat niet is ingericht op deze artikelen.”
Oplossingsgericht versus probleemgericht denken
“Om artikelen sneller op voorraad te leggen zou je simpelweg kunnen zeggen dat de warehouses sneller moeten werken. Maar misschien ligt de daadwerkelijke oplossing wel in de wijze waarop partners hun goederen aanleveren en wat ze ons daarover vertellen”, stelt Niels. “Er is dan ook enorm veel behoefte aan informatie vooraf, zodat we in de warehouses beter kunnen sturen”, vertelt Brenda.
Er is enorm veel behoefte aan informatie vooraf, zodat we in de warehouses beter kunnen sturen”
“Het verwerken van pakketten vergt een totaal andere aanpak dan het verwerken van pallets. In een pakket zitten vaak meerdere artikelen, terwijl op een pallet doorgaans dozen met één en hetzelfde artikel liggen. Omdat het aantal pakketten zo snel stijgt, hebben we de verwerkingscapaciteit onlangs verdubbeld”, vertelt Niels.
“Het gebied waar de pakketten binnenkomen, is volledig opnieuw ingericht met nieuwe buffersystemen en extra werkstations. Maar dat is niet genoeg voor een efficiënte verwerking. Daarvoor is inzicht nodig in het verwachte aantal pakketten.
“Dat is het verzoek dat het team van Niels bij mijn team heeft neergelegd: zorg dat je inzicht krijgt in de wijze waarop partners aanleveren”, weet Brenda. "Mijn team komt dan met oplossingen om deze inzichten te verkrijgen. Aan de ene kant willen we aan partners gaan vragen om vooraf aan te geven of ze komen leveren met pallets of pakketten. Aan de andere kant willen we met behulp van data science de binnenkomende volumes gaan voorspellen, zodat de operaties kunnen plannen op het aantal pakketten en mono en mixed pallets."
Aan welke innovatie werken jullie nu?
Op dit moment werken beide teams aan de invoering van het SSCC-label: een unieke identificering dat de partner op elke ladingdrager aanbrengt. Dat geldt dus voor zowel pallets als pakketten. Dit label is gekoppeld aan een digitaal verzendbericht waarin de leverancier exact heeft aangegeven wat op die ladingdrager staat. Bol.com kan die informatie gebruiken om de operatie aan te sturen.
Niels noemt gevaarlijke stoffen als voorbeeld. “Het is erg fijn als we weten op welke pallet die staan, zodat we die meteen naar de bunker voor gevaarlijke stoffen kunnen brengen. Datzelfde geldt voor artikelen waar al een klantorder op zit, die dus direct doorgezet moet worden naar de klant. Als we weten op welke pallets die staan, kunnen we die als eerste verwerken, zodat de klant op tijd het bestelde artikel ontvangt.”
“De wisselwerking verloopt goed, alleen is het soms lastig om gelijke tred te houden”, ervaart Niels. Brenda beaamt dat. “De operatie wil het liefst dat alle partners meteen starten met het SSCC-label, zodat zij in één keer de knop kunnen omzetten en niet verschillende processen hebben. Terwijl het vanuit commercieel oogpunt prettiger is dat alle mogelijke verbeterslagen in het warehouse al zijn doorgevoerd. Het is een kip/ei-verhaal.”
Aan ideeën en kansen geen gebrek
Teams met een volledige focus op innovatie zijn een must binnen bol.com. Door de snelle groei van de afgelopen jaren zijn steeds weer nieuwe processen met extra eisen en meer capaciteit nodig.
Niels: “Innoveren is een turbulent proces en daagt je uit om iedere dag opnieuw te kijken hoe het slimmer en beter kan. Dat vergt een innovatieve mindset en een multidisciplinair team. Bij bol.com zijn aan ideeën en kansen geen gebrek!”
Dit artikel is gesponsord door bol.com / Werken bij bol.com.
