Stap 1: Breng de bestaande situatie in kaart
Allereerst is het van belang om de bestaande communicatie met externe ketenpartners in kaart te brengen. Welke documenten worden allemaal uitgewisseld? Gaat het om orders en facturen of ook om andere documenten? Hebben die documenten allemaal dezelfde lay-out en hetzelfde bestandsformaat of verschilt dat per ketenpartner? Hoe vaak worden die documenten uitgewisseld? Welke afdelingen zijn daarbij betrokken en welke processen zijn daaraan gekoppeld?
“Kijk niet alleen naar transacties, maar ook naar andere data die wordt gedeeld met ketenpartners. Denk aan artikelstamgegevens of voorraadstanden”, adviseert Sloot: “Maak een data-analyse en kijk of je daarin bepaalde patronen of een logica kunt ontdekken. Is er bijvoorbeeld sprake van een 80/20-regel, waarbij 20 procent van de leveranciers 80 procent van de documenten genereert? Is er een groep leveranciers die op dezelfde manier communiceert?”
Stap 2: Bepaal de kansen voor digitalisering
Pas als duidelijk is hoe de communicatie verloopt, is het mogelijk om vast te stellen welke processen en documenten het eerst in aanmerking komen voor digitalisering. Een belangrijke factor is standaardisatie: zijn er bepaalde standaarden die in de sector al worden toegepast en waarop je kunt aanhaken? Retailers gebruiken vaak de GS1-standaarden voor communicatie met leveranciers van consumentenproducten. In de chemie- en auto-industrie gelden weer andere standaarden.
Standaardisatie voorkomt dat je met elke leverancier aparte afspraken moet maken over de wijze van communiceren”
“Een ander voorbeeld is Peppol, een Europese standaard voor digitalisering van facturen voor de overheid. Die standaard gebruiken wij ook om de factuurstroom van 20.000 leveranciers van de Rabobank te digitaliseren”, weet Sloot. “Standaardisatie voorkomt dat je met elke leverancier aparte afspraken moet maken over de wijze van communiceren. Ook voor die leverancier biedt dat voordeel, want die kan dezelfde standaard gebruiken voor communicatie met zijn andere klanten.”
Stap 3: Stel een business case op
Vervolgens is het zaak om hard te maken wat het rendement is van een investering in digitalisering. Stel daarom een businesscase op, die intern kan worden gebruikt om draagvlak en budget voor het project te verkrijgen. Belangrijkste vraag: wat is de impact op het bedrijf als een bepaalde informatiestroom 100 procent digitaal kan worden afgehandeld? Hoe groot is de kostenbesparing? Wat levert een kwaliteitsverbetering op?
“Stel dat het gaat om de afhandeling van inkomende facturen. De medewerkers die nu druk zijn met het overtikken van factuurgegevens of het controleren van de ingescande facturen, kunnen straks worden ingezet voor taken met een grotere toegevoegde waarde”, legt Sloot uit. “En kijk ook naar de tijd die je voor digitalisering wilt uittrekken. Wil je na 6 maanden op 80 procent zitten? Of na 12 maanden op 100 procent? Dat bepaalt voor een deel hoe snel je de kosten van digitalisering terugverdient.”
Stap 4: Start met de implementatie
Op het moment dat de directie een ‘go’ geeft, kan de implementatie starten. Daarvoor is het nodig om eerst een blueprint te maken van het gewenste digitale proces en vervolgens het integratieplatform te configureren. Een cruciale vraag in deze fase: wat moet je de externe ketenpartners bieden om digitale communicatie mogelijk te maken? Denk aan integratiemogelijkheden op basis van de veel gebruikte sectorstandaarden, maar ook aan een portaal waar leveranciers hun documenten kunnen uploaden.
“Soms kunnen of willen kleinere leveranciers niet meewerken aan integratie omdat de kosten daarvan te hoog zijn of omdat hun IT-systeem daarvoor niet geschikt is. Een portaal zorgt ervoor dat je hun documenten dan toch volledig digitaal kunt afhandelen”, vertelt Sloot. “Zo hebben wij voor Bunzl een portaal gebouwd, waardoor zij digitaal orders kunnen ontvangen en vervolgens documenten zoals orderbevestigingen, pakbonnen en facturen weer kunnen terugsturen.”
Stap 5: Organiseer het onboardingsproces
Als alle processen en systemen klaar staan, kunnen de ketenpartners met de nieuwe, digitale werkwijze aan de slag. Ze moeten daartoe worden uitgenodigd en ze moeten instructies krijgen over de wijze waarop ze kunnen integreren of het portaal kunnen inzetten. Als ze vragen hebben of tegen problemen aanlopen, moet ze ergens kunnen aankloppen voor ondersteuning.
De vraag is hoe je de ketenpartners gaat benaderen. Ga je ze vriendelijk verzoeken om mee te werken of ga je ze daartoe verplichten?”
“De vraag is hoe je de ketenpartners gaat benaderen. Ga je ze vriendelijk verzoeken om mee te werken of ga je ze daartoe verplichten? En hoeveel tijd krijgen ze dan om over te stappen?”, aldus Sloot. “Natuurlijk wil je de goede relatie met je ketenpartners niet onnodig onder druk zetten. Maar soms is het nodig om wat fermere bewoordingen te kiezen om de urgentie te benadrukken en de adoptie te versnellen. En wat altijd helpt, is het benoemen van de voordelen voor ketenpartners. Als het gaat om digitalisering van de factuurstroom, profiteren ook leveranciers omdat hun facturen eerder worden voldaan.”
Stap 6: Monitor de voortgang van het proces
Tot slot is het zaak om de voortgang op de voet te volgen. Hoeveel ketenpartners hebben de nieuwe werkwijze al geadopteerd? Om hoeveel procent van de totale documentenstroom gaat? Wat gaat goed en wat gaat fout? Welke partijen veroorzaken de meeste fouten? Wat is het aantal openstaande meldingen bij de helpdesk? Een dashboard, gevoed met real-time data, geeft inzicht in het digitale transformatieproces.
“Een dergelijk dashboard geeft ook inzicht in de prestaties van leveranciers. Een supermarktketen gebruikt het dashboard bijvoorbeeld om te checken of leveranciers binnen de afgesproken termijn van 45 minuten laten weten dat ze een order hebben ontvangen. Dat is met name van belang bij versproducten. De supermarktketen wil zeker weten dat die orders worden uitgeleverd om lege schappen te voorkomen. Want dat kost handen vol geld.”
Dit artikel is gemaakt in samenwerking met TIE Kinetix.
