In de foodsector is de communicatie tussen ketenpartners in vergaande mate geautomatiseerd. Supermarktketens en foodproducenten sturen elkaar digitale orders, pakbonnen en facturen die direct in het juiste systeem worden gezet en verwerkt.
“In het deel van de keten tussen de foodproducenten en hun grondstoffenleveranciers worden nog steeds veel documenten gescand of soms zelfs overgetypt. Er zijn meer bedrijven - ook in andere sectoren - die op het eerste gezicht een hoog niveau van supply chain integratie kennen. Maar als je goed kijkt, blijkt het vaak maar om een klein deel van de supply chain te gaan”, vertelt Arjan Sloot, countrymanager Benelux bij TIE Kinetix.
Het aantal documenten dat moet worden uitgewisseld, neemt alleen maar toe. Niet alleen tussen ketenpartners onderling, maar ook met consumenten en met andere instanties zoals de overheid. “Sommige landen zoals Italië, Tsjechië en Hongarije eisen dat van elke factuur een kopie naar de fiscus wordt gestuurd. In Italië moeten bedrijven daarvoor eerst een code opvragen die ze op de factuur moeten vermelden. Dat alles met als doel om BTW-fraude te voorkomen. Met succes: in het eerste jaar nadat dit verplicht werd, heeft de Italiaanse fiscus 1,9 miljard extra BTW geïnd.”
Meer risico’s
Sloot ziet de communicatie in supply chains niet alleen toenemen, maar ook complexer worden. Dat heeft voor een belangrijk deel te maken met de toenemende internationalisering. Bedrijven doen zaken met steeds meer landen. Die hanteren allemaal hun eigen standaarden, kanalen, technologieën en eisen, waardoor het lastiger wordt om de communicatie te digitaliseren. “Bovendien leidt meer digitalisering tot meer digitale bedreigingen. De risico’s nemen toe. Bedrijven zullen zich daartegen moeten wapenen”, adviseert Sloot.
Meer digitalisering leidt tot meer digitale bedreigingen. De risico’s nemen toe.”
Neem als voorbeeld de bedrijven die verse levensmiddelen produceren en leveren aan supermarktketens. Sommige bedrijven leveren meerdere keren per dag op basis van de kassagegevens. “Als dan de koppeling met de supermarktketen een paar uur lang niet functioneert, komt zo’n bedrijf in grote operationele problemen. Met name de kleinere bedrijven hebben moeite om op hoog niveau te integreren met hun ketenpartners. Het belang en daarmee ook de afhankelijkheid van technologie wordt steeds groter.”
Digitaliseringsagenda
Sloot roept bedrijven op om nu de regie te pakken. Hij wijst op het coronavirus, dat voor blijvende veranderingen heeft gezorgd in de wijze waarop de economie functioneert en in de supply chain wordt samengewerkt. “De behoefte aan digitalisering van de supply chain is groter dan ooit. Al is het alleen maar omdat de fysieke elementen in de samenwerking steeds meer worden vervangen door digitale elementen. Wie de boot niet wil missen, heeft een goede digitaliseringsagenda nodig.”
Die digitaliseringsagenda moet verder reiken dan de muren van het eigen bedrijf. Juist in de supply chain is digitalisering een noodzaak. Geen enkel bedrijf kan immers functioneren zonder klanten, leveranciers en andere ketenpartners. “Ketenpartners zullen ook moeten meedoen in dit digitale tijdperk. Daarvoor moet je een strategie hebben liggen, zodat je zelf de controle houdt over het proces.”
End-to-end-integratie
Technologie speelt uiteraard een belangrijke rol. Wie streeft naar volledige supply chain integratie, heeft technologie nodig die alle integratiemogelijkheden ondersteund – van de traditionele EDI-protocollen tot portalen waar ketenpartners handmatig pdf-documenten kunnen uploaden. “Voor het bedrijf in kwestie maakt dat geen verschil, die is verzekerd van een digitale, geautomatiseerde uitwisseling van berichten en documenten. Maar ketenpartners hebben de keuze. Zij kunnen de integratiemethode kiezen die het beste aansluit op hun bedrijfsvoering.”
Daarnaast pleit Sloot voor end-to-end-integratie. Beperk de digitale communicatie niet tot de factuurstroom, maar kijk ook naar alle berichten die leiden tot een factuur. Dat begint met de offerte, forecast en order en eindigt met de betaling. “Zorg dat je een complete oplossing voor de hele informatiestroom hebt. En zorg dat de integratie volledig is getest voordat die wordt aangezet.”
Implementatie
Het laatste aandachtspunt betreft de implementatie. Op dit moment is TIE Kinetix de factuurstroom van de Rabobank aan het digitaliseren. Die facturen zijn afkomstig van 20.000 leveranciers, variërend van internationaal opererende bedrijven tot zzp’ers. “Als die allemaal één vraag stellen over de integratie, ben je maanden- of zelfs jarenlang bezig met implementatie. Met de juiste aanpak en de juiste technologie kun je veel vragen voorkomen. Met een partner die de onboarding van ketenpartners overneemt, heb je helemaal geen omkijken daarnaar en blijft de snelheid erin.”
Hoe ziet een digitaliseringsagenda eruit? Sloot adviseert om meerdere jaren vooruit te kijken. Wat is de gewenste situatie over vijf of tien jaar? Welke stappen moet je achtereenvolgens zetten om de gewenste situatie te bereiken.
“Kies een partner die niet alleen de juiste technologie in huis heeft, maar ook kan meedenken over die digitaliseringsagenda. En die weten welke eisen aan integratie in internationale supply chains worden gesteld.”
Dit artikel is gemaakt in samenwerking met TIE Kinetix.
