Het ontbreken van die kennis is een gemiste kans. Van Bergen legt uit: "Het is natuurlijk prettig om te weten hoeveel kosten je maakt om iets te realiseren. De factor arbeid hoort daar ook bij. En op operationeel gebied helpt het ook als je weet hoeveel uur door hoeveel personen gewerkt moet worden om een bepaald productievolume te behalen. Als je dat weet kun je namelijk veel gerichter personeel plannen, maar weet je ook beter wat de optimale samenstelling (vast + flex) en omvang van jouw workforce zou moeten zijn."
Geen data zonder zuivere databron
Zoals altijd is het sleutelwoord: data. Daarop wil je kunnen sturen. In dit geval zijn urenregistraties de databron. Of noem het tijdregistraties. Echter, die bron is vaak wel erg vertroebeld.
Van Bergen: "Onzuivere urenregistraties zorgen ervoor dat je eigenlijk nog steeds niets kunt zeggen over productiviteit. Hoeveel uur is er nou écht gewerkt op een bepaalde werkplek? Tuurlijk kun je zien hoeveel mensen gisteren op de werkvloer waren, maar waar zijn ze ingezet? Hoeveel uur hebben hoeveel personen aan kostenplaatsen zoals een productielijn, verpakkingslijn of assemblagelijn gestaan?"
Die antwoorden krijg je niet als jouw kloksysteem, urenbriefjes, of welke methodiek je dan ook gebruikt, niet zo specifiek en fijnmazig de uren registreert. En dan lukt het ook niet om workforcemanagement en personeelsplanningen efficiënter en meer ‘data driven’ te maken.
De oplossing
Zoals altijd zijn de beste oplossingen de meest eenvoudige oplossingen. "In dit geval is de oplossing: kostenplaatsregistratie. Ook wel een ‘activity-based costing systeem’ genoemd, maar laten we het nuchter houden en zeggen: klok daar waar gewerkt wordt. Dan voorkom je die onzuivere urenregistraties die jouw databron zo vervuilen. Gewerkte uren worden dan een nauwkeurige weergave van daadwerkelijk verrichte arbeid."
Voorbeeld uit de praktijk
Voor het Brabantse bedrijf stichd was dit belangrijk om te weten voor hun distributiecentrum in Tilburg. Carolijn ten Cate is Logistics Engineer bij stichd en zij legt uit: “Voor ons is het van belang om de productiviteit in het distributiecentrum te meten. Daarop willen we direct kunnen sturen als dat nodig is. We hebben verschillende lijnen waar handelingen plaatsvinden zoals ompakken, order picking, packing en inbound. In totaal kom je uit op tien kostenplaatsen. Hoeveel uur door hoeveel personen op elke kostenplaats is gewerkt, is iets wat we simpelweg moeten weten.”
Om die reden maakt stichd sindsdien gebruik van draadloze cardreaders als gebruiksvriendelijke in- en uitklokpunten bij elke kostenplaats. Deze cardreaders horen bij de workforcemanagement-software Flux van Nedap.
Betrouwbare rapportages
Dankzij ‘klokken waar gewerkt wordt’ heeft stichd de zuivere data om te kunnen sturen op de productiviteit. Die zuivere data zijn natuurlijk een vereiste voor betrouwbare rapportages waarin je ziet hoeveel uur door hoeveel personen aan een lijn is gewerkt in een bepaald tijdsbestek.
Ten Cate: "Het prettige is dat de data ‘aan de voorkant’ al zijn gesorteerd, omdat de urenregistratie bij de kostenplaats heeft plaatsgevonden. Arbeidsproductiviteit wordt daardoor direct inzichtelijk per kostenplaats. Dat werkt een stuk efficiënter dan wanneer álle urenregistraties eerst op een grote hoop terechtkomen. Van daaruit moet je gaan filteren en sorteren om vervolgens via ingewikkelde formules tot de gewenste rapportages te komen."
Personeel altijd op de juiste plek
Ook krijg je realtime inzicht. "Op elk gewenst moment van de dag anticipeer je op de situatie op de werkvloer. Als je bijvoorbeeld ziet dat een bepaalde lijn of kostenplaats tóch meer uren draait dan gepland, dan wil je dat direct weten", vult Boudewijn van Bergen aan. "Als je ergens personele overbezetting constateert, dan wil je die overbezetting wegnemen door de workforce direct efficiënter te (her)verdelen en in te zetten waar juist ónderbezetting dreigt."
Wil je van jouw urenregistraties nuttige en waardevolle databronnen maken? Plan dan een gesprek in met Boudewijn om daarover van gedachten te wisselen.
Dit artikel is gesponsord door Nedap.
