Doet jouw transportbedrijf het beter dan de rest? Dan biedt dat kansen voor de toekomst. Wanneer jouw bedrijf het echter minder goed doet, wil je dat natuurlijk snel weten zodat je hier iets aan kunt doen. Goed inzicht in de gezondheid van je transportbedrijf zorgt dat je veranderingen sneller opmerkt en indien nodig direct actie kunt ondernemen.
Welke cijfers laten zien hoe gezond je ervoor staat?
Natuurlijk heeft niet elk transportbedrijf behoefte aan dezelfde inzichten. Toch zijn er algemene formules die bedrijven helpen om grip te houden op kosten, opbrengsten en marges. Denk hierbij aan zogenaamde kernindicatoren zoals de gemiddelde marge per klant, de marge per chauffeur en de winstgevendheid van materieel. Hoe actueler deze gegevens zijn, hoe meer inzicht je krijgt in de huidige stand van zaken en hoe beter onderbouwd de beslissingen zijn die je neemt. We laten je zien hoe je aan deze relevante gegevens komt en hoe automatisering de wendbaarheid van je organisatie vergroot.
Hoe je uit een complexe administratie de juiste informatie haalt
Alleen zien hoe je bedrijf het onderaan de streep doet, is allang niet meer voldoende voor een sterke concurrentiepositie. Inzicht is steeds belangrijker. Bijvoorbeeld om snel te zien welk effect Brexit heeft of wat de overstap van compleetladingen naar groupage-transport oplevert. Voor het juiste inzicht is een goede registratie en verwerking van gegevens noodzakelijk. Maar hoe vind je de balans tussen details en hoofdlijnen en voorkom je dat je verdrinkt in administratieve lasten?
Alleen zien hoe je bedrijf het onderaan de streep doet, is allang niet meer voldoende voor een sterke concurrentiepositie”
Wie de dagelijkse leiding heeft over een transportbedrijf weet meestal goed welke inzicht nodig is om het bedrijf effectiever te besturen. Soms is dit zelfs al vastgelegd. Dan wil het managementteam bijvoorbeeld weten of het materieel wel op de juiste ritten wordt ingezet. Weet jij welk inzicht er nodig is? Kijk dan over welke gegevens je al beschikt en welke er eventueel nog ontbreken.
Vaak wordt gewerkt met losse systemen zoals een fleetmanagementsysteem, transportmanagementsysteem, financiële boekhouding en losse spreadsheets. Door deze te koppelen, behaal je al veel winst. Je haalt informatie niet langer handmatig op uit diverse systemen en minimaliseert tegelijkertijd de kans op fouten. Bij gekoppelde systemen voer je gegevens eenmalig in en worden ze vervolgens automatisch overgenomen in de andere systemen.
Automatiseer gegevensuitwisseling en je bedrijf kan zich beter op veranderingen organiseren
Maar hoe weet je nou welke systemen je moet koppelen en hoe doe je dit op een veilige en betrouwbare manier? Soms gaat het per soort informatie om verschillende systemen, bijvoorbeeld invoer van klantgegevens, invoer van rittenplanning, invoer van kosten en opbrengsten. Geef het systeem dat het meest aan de informatiebehoefte van je bedrijf voldoet dan de leidende positie.
Zo leg je de basis voor de gegevensuitwisseling en kun je gaan uitzoeken waar je de grootste winst kunt behalen. Welke onderdelen kunnen nog gedigitaliseerd worden? Wat moet er aan elkaar gekoppeld worden? Welke stappen kunnen nog geautomatiseerd worden? Stap voor stap maak je je bedrijf wendbaarder en ben je steeds minder tijd kwijt aan het verkrijgen van inzicht. Je kunt gaan managen op basis van afwijkingen waardoor je bijzonderheden of afwijkingen vroegtijdig herkent, analyseert en snel kunt bijsturen
Neem onderbouwde beslissingen door actueel inzicht
Doordat cijfers dagelijks inzichtelijk zijn, verdwijnen de (gedwongen) vierwekelijkse rapportages. Je beschikt altijd over betrouwbare gegevens en actueel inzicht. Beslissingen neem je niet langer op basis van geschatte cijfers of op onderbuikgevoel. In plaats daarvan beschik je over actuele informatie en kan je op het juiste moment actie ondernemen en realistische scenario’s opstellen.
Je beschikt altijd over betrouwbare gegevens en actueel inzicht”
Bijvoorbeeld scenario’s over op welke klanten en kosten de focus moet komen te liggen of over accuratere kostprijzen. Geautomatiseerde systemen geven jou de ruimte om toekomstanalyses te maken, projectresultaten te voorspellen, zuivere kostprijsberekeningen te maken en in- en externe tarieven op te stellen. Doordat je risico's en knelpunten veel eerder signaleert, is jouw bedrijf veel wendbaarder en kun je sneller inspelen op veranderingen zoals fors hogere kosten voor wegtransport.
Kosteloze kennisdocumenten: optimaal sturen met realtime inzicht
Nu weet je wat inzicht jouw transportbedrijf allemaal kan bieden. Maar hoe ga je hier nu zelf mee aan de slag? Gelukkig zijn er, net zoals jouw bedrijf gespecialiseerd is in transport, ook bedrijven die gespecialiseerd zijn in het inrichten en optimaliseren van administratieve processen bij transportbedrijven. AccountOne is zo’n bedrijf met jarenlange ervaring in de transport en logistiek. Zij delen op verzoek van Visma handige ervaringen in diverse kennisdocumenten die je gratis kunt raadplegen. Het blogartikel ‘Waar laat je als transportbedrijf geld liggen?’ helpt je bij het opsporen van margekillers in je bedrijf. Zo blijf je in control, vergroot je het rendement van je transportbedrijf en kun je concurrerend zijn in de transportsector.
Dit artikel is gesponsord door Visma.
