OCR kan tekens in een tekst visueel identificeren en daarna vertalen naar computercode. Globaal bekeken lijkt OCR alles in huis te hebben om de klus te klaren – het kan verschillende gegevensuitwisselingsprocessen helpen automatiseren; het kan de naleving controleren; het kan verschillende documenttypes verwerken zoals brieven, facturen, leveringsbonnen en inkooporders; het garandeert eenvoudig onboarden en efficiënt documentbeheer (een bestand wordt via e-mail verstuurd en OCR doet zijn magische werk).
Beperkingen OCR
Hoe interessant dit ook klinkt, OCR heeft ook zijn beperkingen. U bent bijvoorbeeld nooit 100 procent zeker of de gegevens die u uit een bepaald document haalt, correct zijn wanneer u ze gebruikt. U zult die informatie altijd moeten controleren. Het is een economische afweging tussen automatisering en verkeerd beheerde documentatie. Bovendien is OCR op de lange termijn duurder dan EDI, ondanks de de grotere investering tijdens het starten met EDI. En dan hebben we het nog niet eens over het feit dat de meeste OCR-systemen geen talen ondersteunen die van rechts naar links worden gelezen.
Niet alleen is EDI een perfecte oplossing voor grote bedrijven, maar het ondersteunt ook talloze documenttypes”
Laten we nu even inzoomen op EDI. Niet alleen is EDI een perfecte oplossing voor grote bedrijven (voor de interne en externe uitwisseling van documenten via systemen die niet aan elkaar gekoppeld zijn), maar het ondersteunt ook talloze documenttypes. Hoewel sommige bedrijven aangeven dat het onboarden een strijd is, zal u sterkere zakelijke relaties uitbouwen wanneer u uw partners en klanten kan overtuigen om ook te kiezen voor EDI. Het is dus de strijd waard. Goed, ‘strijd’ is ook een te zwaar woord. Met een goed ontworpen proces kan onboarden gebruiksvriendelijk zijn. Er bestaan EDI-platformleveranciers, zoals Comarch, die zich daar heel goed van bewust zijn.
Het is moeilijk in te beelden hoe een bloeiend bedrijf tegenwoordig zonder EDI-oplossing kan werken, zeker nu we allemaal zo met elkaar verbonden zijn. Een bedrijf runnen in 2021 betekent ook de technologische vooruitgang op de voet volgen en vervolgens manieren vinden om de nieuwste oplossingen, zoals platformen voor gegevensuitwisseling, nuttig toe te passen.
Hoe migreren van OCR naar EDI?
Elk bedrijf dat geïnteresseerd is in EDI zou zich eerst moeten focussen op de segmentatie van hun leveranciers/klantennetwerk - met andere woorden - de analyse van alle interne documentuitwisselingsprocessen. Als u de segmentatie correct uitvoert, kan u tegemoetkomen aan de behoeften van alle partners en klanten. In dit stadium moet u ook bepalen welk type documenten geautomatiseerd moeten worden uitgewisseld, bijvoorbeeld de uitbetalingsstaat, bestellingen, prijscatalogi, inventarisatierapporten, verkooprapporten en transportinstructies.
De eerste groep zou moeten bestaan uit partners waarmee u maandelijks grote hoeveelheden zakelijke documenten uitwisselt. Dit zijn de beste kandidaten voor de implementatie van EDI. Natuurlijk moet u er rekening mee houden dat niet elke partner de juiste IT-infrastructuur heeft om EDI te introduceren. Daarom is het belangrijk om dit met elke partner te bespreken en uit te zoeken wat hun opties zijn. Dat is de prijs die u betaalt voor een naadloze en rendabele elektronische documentuitwisseling.
Als u digitaal wilt gaan werken is de belangrijkste keuze die u moet maken dus het juiste systeem”
De tweede groep zou moeten bestaan uit kleinere handelspartners met wie u af en toe documenten uitwisselt. Voor deze groep is het interessant om een WebEDI-applicatie te gebruiken. Waarom? Omdat uw leveranciers dan, zonder te moeten investeren in hun eigen IT-infrastructuur, toch EDI-berichten efficiënt kunnen versturen en ontvangen. Het enige nadeel van deze aanpak is dat iemand handmatig de kloof tussen de interne systemen van uw partners en de webapplicatie zal moeten overbruggen. Gelukkig bieden moderne WebEDI-applicaties veel features waardoor deze zware taak een fluitje van een cent wordt.
De behoeften van de laatste groep kan u tegemoetkomen met – hou u vast – OCR! Deze groep zijn waarschijnlijk partners die maandelijks slechts een klein aantal facturen met u uitwisselen, en dan is OCR perfect. Die partners zullen minder snel investeren in een EDI-oplossing omdat ze meestal papieren documenten of pdf-bestanden uitwisselen.
Dit betekent dus dat zowel EDI als OCR uw bedrijf kunnen helpen om uw bedrijfsefficiëntie te verbeteren en de operationele kosten te verlagen. Als u digitaal wilt gaan werken is de belangrijkste keuze die u moet maken dus het juiste systeem – een systeem dat voldoet aan de behoeften en verwachtingen van uw bedrijf (en van uw zakenpartners). En onthoud, er zijn veel verschillende EDI- en OCR-oplossingen – dus kies zorgvuldig.
Dit artikel is gesponsord door Comarch.
