Bij veel groothandels groeit de behoefte om (nog) efficiënter te werken om zo het tekort aan medewerkers zoveel mogelijk op te vangen. Een duurzame oplossing hiervoor is het automatiseren en digitaliseren van bedrijfsprocessen. Gedigitaliseerde bedrijfsprocessen zijn immers goedkoper, zorgen ervoor dat een organisatie efficiënter werkt en dat er evenveel (of meer) werkzaamheden kunnen worden verricht met minder personeel.
Gegevens automatisch overnemen
De ervaring leert echter dat veel organisaties nog met diverse losse systemen werken waaruit informatie handmatig moet worden overgenomen, samengevoegd, gecontroleerd en gecorrigeerd. Dit kost dagelijks veel tijd en maakt efficiënt werken lastig. Een eerste stap naar meer efficiency is het koppelen van losse systemen zodat gegevens automatisch worden overgenomen van het ene systeem naar het andere. Dit zorgt voor realtime inzicht en een hogere databetrouwbaarheid.
Wanneer realtime cijfers bovendien worden weergegeven op een zelf samengesteld dashboard, heeft iedereen in een oogopslag inzicht in de financiële gezondheid van de onderneming. Met behulp van zelf gedefinieerde prestatie-indicatoren (kpi’s) houdt u grip op de ondernemingsdoelstellingen en krijgt u proactief een signaal als bepaalde waarden buiten de gestelde bandbreedte komen. Zo hoeft u zich alleen nog te richten op zaken die uw aandacht echt nodig hebben.
Door te automatiseren blijft er voor de medewerkers meer tijd over voor interessanter werk”
Een groothandel die ervoor kiest om administratieve processen te automatiseren en digitaliseren is bovendien een aantrekkelijkere werkgever en kan haar goed opgeleide financiële medewerkers beter behouden. Handmatige processen zijn immers vaak tijdrovende, geestdodende en foutgevoelige werkzaamheden. Door deze te automatiseren neemt de werkdruk af en blijft er voor de medewerkers meer tijd over voor interessanter werk.
Nog veel meer mogelijkheden
Er zijn echter nog veel meer mogelijkheden als het gaat om automatisering en digitalisering. Neem bijvoorbeeld e-facturatie en het volledig automatiseren van het goedkeuringsproces van inkoopfacturen, declaraties en uren.
Bij e-facturatie wordt een e-factuur in een gestructureerd formaat verstuurd. Hierdoor komen het factuurbedrag en andere gegevens altijd overeen met de verstuurde factuur. Er ontstaat dus nooit verwarring vanwege verkeerde gegevens. Bovendien worden e-facturen rechtstreeks in het systeem van de klant verwerkt. Facturen kunnen dus niet meer kwijtraken. Dit scheelt (doorloop)tijd en de factuur kan sneller betaalbaar worden gesteld. De ervaring leert dat organisaties die werken met e-facturatie geld sneller op hun rekening hebben met als resultaat een verbeterde cashflow en eenvoudiger debiteurenbeheer.
Altijd inzicht in de factuurstatus
Doordat de status van een e-factuur altijd in te zien is (een soort track & trace), is direct zichtbaar hoe de zaken ervoor staan. Heeft de klant uw factuur niet ontvangen? U kunt direct opvolgen, indien nodig uw debiteurgegevens updaten en de factuur nogmaals versturen. Is de factuur wel afgeleverd? Dan is in gesprek met de klant makkelijker de reden van een vertraagde betaling te achterhalen. De tijd die bespaart wordt en de kosten die gedrukt worden met het versturen van e-facturen zorgen ervoor dat de aandacht gericht kan worden op het onderhouden van een goede relatie met de debiteur.
Goedkeuringsprocessen digitaliseren
Het automatiseren van goedkeuringsprocessen zorgt ook voor veel tijdsbesparing en minimaliseert het aantal menselijke fouten. Daarnaast verlopen processen veel efficiënter. Er is in een oogopslag te zien waar een factuur zich bevindt en wat de status ervan is. Hierdoor hoeft niet meer achterhaald te worden welke facturen er nog openstaan en waarom dat zo is. Op basis van gesprekken met klanten blijkt dat de tijdsbesparing voor inkomende facturen gemiddeld 40% is.
Natuurlijk is het zelf te bepalen wie er in de organisatie bij het goedkeuringsproces een rol speelt ”
Natuurlijk is het zelf te bepalen wie er in de organisatie bij het goedkeuringsproces een rol speelt. Deze personen ontvangen automatisch bericht zodra er een factuur klaarstaat waarvoor goedkeuring is vereist. Zorg dat een factuur op basis van bijvoorbeeld de afdeling en/of de hoogte van het bedrag automatisch terechtkomt bij de persoon die hiervoor goedkeuring moet geven. De grootste winst wordt behaald doordat de tijd, die anders gebruikt wordt voor de verwerking van facturen, ergens anders in te zetten is.
Kortom: automatisering en digitalisering maken een organisatie efficiënter, zorgen ervoor dat de organisatie wordt gezien als een aantrekkelijkere werkgever en kunnen de liquiditeit van de onderneming helpen verbeteren. Er is minder tijd, kapitaal en materiaal nodig om bedrijfsprocessen te ondersteunen.
Dit artikel is gesponsord door Visma Software.
