Door klanten onmiddellijk op de hoogte te brengen van eventuele problemen en van de stappen die worden ondernomen om deze te verhelpen, kun je jouw klanten helpen zich te ontwikkelen tot merkambassadeurs die uw bedrijf zullen helpen groeien.
Noodzaak van sterk uitzonderingsbeheer
Laten we eens kijken naar verzendingsuitzonderingen en de noodzaak van een sterk uitzonderingsbeheer in toeleveringsketens en hoe een gebrek aan end-to-end zichtbaarheid deze inspanningen kan belemmeren. Als bonus bieden we vijf trefzekere manieren waarop een end-to-end zichtbaarheidsoplossing het uitzonderingenbeheer in elke supply chain kan helpen verbeteren.
Uitzonderingen bij leveringen
Er zijn tal van redenen waarom leveringsuitzonderingen zich voordoen bij pakketten in transit. Hier zijn een paar van de meest voorkomende.
- Onnauwkeurige verzendetiketten - Een van de meest voorkomende van alle leveringsuitzonderingen doet zich voor wanneer het adres op het etiket van een pakket onjuist, onduidelijk, onvolledig of onbestelbaar is. Het kan enkele uren of zelfs dagen duren om handmatig de juiste informatie te achterhalen.
- Aflevering gemist - Zelfs als de bezorger op tijd en op de juiste locatie verschijnt, treedt er een uitzondering op omdat er niemand is om te tekenen voor een pakket waarvoor een handtekening nodig is om de eindaflevering te voltooien.
- Het pakket wordt vermist - Dit is waarschijnlijk de ernstigste uitzondering: het kan dagen, weken of zelfs langer duren om een pakket te lokaliseren dat om welke reden dan ook wordt vermist.
- Slecht weer of andere overmacht - Winterstormen, tornado's, overstromingen, orkanen, aardbevingen en bosbranden zijn slechts enkele voorbeelden van de dingen die Moeder Natuur kan doen om vertragingen bij de levering te veroorzaken.
- Beschadigde pakketten - Soms is het het verzendetiket dat eraf wordt gestoten of onleesbaar wordt tijdens het vervoer. Andere keren is het schade aan de verpakking zelf die een zending onbestelbaar maakt. In het laatste geval moet onmiddellijk een vervangend pakket worden verstuurd.
- Feestdagen - Grote vervoerders zullen waarschijnlijk met een minimum aan personeel werken, als ze al werken op feestdagen.
- Vertragingen bij douane en inklaring - Internationale zendingen komen vaak vast te zitten aan de grens als gevolg van ontbrekende documentatie, etiketteringsproblemen, of een tekort aan personeel.
- Yard exceptions - Leveringen worden vaak als voltooid gemarkeerd omdat de zending zich binnen een bepaalde afstand van de bestemming bevindt, terwijl de vrachtwagen in feite bij een truckstop staat.
Problemen met uitzonderingenbeheer
Normaal gesproken is uitzonderingenbeheer al moeilijk genoeg. Zonder end-to-end zichtbaarheid is het bijna onmogelijk om zinvolle inzichten te krijgen die aan klanten moeten worden gecommuniceerd. Het ontbreken van realtime locatie- en conditiegegevens in visibility-oplossingen vertraagt de reactietijden en plaatst belanghebbenden in een reactieve in plaats van proactieve mindset.
De complexiteit wordt nog vergroot omdat e-mails moeten worden verstuurd, telefoontjes moeten worden gepleegd en oude gegevens over eerdere zendingen moeten worden geïnterpreteerd. Een end-to-end zichtbaarheidsoplossing zonder configureerbare realtime statuswaarschuwingen (locatie, temperatuur, vochtigheid, schokeffecten, blootstelling aan licht en meer) is van weinig of geen nut bij het proberen te voorkomen van:
- vernietigde zendingen, zoals farmaceutica en vaccins;
- rotte bederfelijke waren, zoals fruit en groente, zuivelproducten en vlees;
- verlies van klanten;
- boetes en juridische stappen van regelgevende instanties;
- inkomstenderving.
5 tips om uitzonderingenbeheer te verbeteren
Over het algemeen willen klanten hun spullen wanneer ze het willen, en ze willen echt geen excuses horen waarom het te laat zal of kan zijn. De meeste klanten zullen het wel het op prijs stellen om een waarschuwing te krijgen als er iets mis gaat. Ze beseffen dat er dingen gebeuren waar niemand iets aan kan doen. Hoewel het onmogelijk is om precies te weten wanneer en waar verstoringen zullen toeslaan, is het wel mogelijk om potentiële uitzonderingen vroegtijdig te signaleren.
Hier zijn 5 manieren waarop end-to-end zichtbaarheid kan helpen om uitzonderingen beter te beheren.
- Realtime tracking functionaliteit - Best-in-class trackers bieden realtime inzichten, zoals locatie en conditie (temperatuur, vochtigheid, blootstelling aan licht, trillingen, schokgebeurtenissen, sabotage detectie, en meer).
- Configureerbare waarschuwingen - Een end-to-end zichtbaarheidsoplossing moet robuuste software bevatten die zich richt op het tonen van de realtime locatie en conditie van zendingen, het geven van waarschuwingen als er problemen zijn met een zending (temperatuur, vertragingen, etc.).
- Eén bron van waarheid – Om de mogelijkheden voor uitzonderingsbeheer te maximaliseren, moeten alle systemen en software in een end-to-end zichtbaarheidsoplossing samenwerken en geïntegreerd zijn met alle betrokken partijen: verladers, ontvangers, vervoerders en logistieke dienstverleners.
- Routeoptimalisatie – Combineer gegevens van meerdere zendingen en analyseer patronen van schade of vertragingen, bepaal de hoofdoorzaken van problemen en optimaliseer toekomstige routes.
- Back-upzendingen verzenden – Vroege detectie via end-to-end zichtbaarheid biedt de mogelijkheid om een vervangende zending te verzenden, voor het geval de eerste inderdaad in gevaar komt.
Dit artikel is gesponsord door Tive.
